当你接手一个项目时，首先要做的是选择一款适合你在项目中所扮演角色的任务管理工具。当你登录到 Office 365 门户网站时，你会发现，Microsoft 已经提供了多款任务管理应用。那么，问题来了，该怎样选择最适合当前工作的一款应用呢？你可以选择哪些任务管理工具首先要明确的是，Microsoft 提供的这些任务管理应用都是针对不同应用场景而设计和开发的。因此，你首先要区分每个任务管理应用分别具有什么样的用途及其适用于哪种应用场景？Microsoft Project它是由 Microsoft 开发和销售的项目管理解决方案，允许项目经理将大型的复杂项目分解为相对更易于管理的任务，也称为工作分解结构（WBS）；它负责维护项目资源清单，并将资源（包括工作人员）及其成本信息分配给任务；它还允许项目经理跟踪进度、管理预算、分析工作量以及生成项目状态和进度报告。对于一个企业级的 Project 项目计划而言，其中的一个任务可能就需要一个团队来完成。Project 通常应用于规模较大、复杂程度较高的企业级项目或项目组合。Microsoft Planner它是一个基于 Web 端且支持移动访问的轻量级团队工作计划管理应用。你和你的团队可以在 Planner 中快速创建团队工作计划、分配任务、就任务进行聊天以及查看团队工作进度图表。另外，你还可以直接在 Microsoft Teams 和 SharePoint 中使用 Planner 团队工作计划。它的特点是无需专职的项目经理，使用看板来跟踪任务，并为每个任务给出丰富的信息。站在个人视角，每个人都可以跨组、跨计划查看自己的全部 Planner 任务。Microsoft Lists它是 SharePoint 列表在功能和界面上的重大升级成果，但它是以独立应用的形式出现的。由于列表可以包含任何自定义列，因此，你可以通过自定义的方式来适应任务跟踪需求，例如，你可以为这个列表添加一些常见的任务属性：任务名称、任务说明、任务成本、开始日期、截止日期、分配对象和进度…Tasks in Teams它是一个 Teams 应用，实际上是“To Do + Planner”的综合体，同时显示 To Do 中的个人任务和 Planner 中的团队任务，这样，你就能够直接在 Teams 中同时跟踪个人和团队整体的工作进展情况。Microsoft To Do这个最容易理解，它用于列出你自己负责完成的所有任务，主要用于个人任务管理。同时，你在 Planner 团队计划中被分配的个人任务也会出现在 To Do 中。不同的任务管理工具针对不同的应用场景当公司接手一项业务时，你可以按照这项业务的规模及其覆盖范围，将其划分到企业项目、团队计划和个人任务这三个层面上。每个层面都有相应的任务管理工具可供选用，如下图所示。注： To Do 自身并未提供日历视图，但是，你可以在 Outlook 中显示 To Do 任务。为此，在 Outlook 中，打开 To Do 窗格，并从中将任务拖放到 Outlook 日历，由此添加的任务将会成为 Outlook 日历中的全天任务。“仅适用于共享计划”是指当前功能仅适用于 Tasks in Teams 中显示的 Planner 计划，而不适用于 Tasks in Teams 中显示的 To Do 任务。在企业项目层面上推荐使用 Microsoft Project。因为它的项目管理功能最为丰富，这一点不用多说。但是，Project 不包含在 Microsoft 365 订阅内，你需要单独购买许可证。在团队计划层面上推荐使用 Microsoft Planner 或 Microsoft Lists。那么，你该如何在这二者之间做出选择呢？Planner 计划和 Lists 列表之间存在很多功能上的重叠，你在 Planner 中创建的任何一个团队计划都可以使用 Lists 列表来重建，但是，反过来却不一定，因为 Lists 列表的可定制性要强于 Planner 计划。如果你想要实现快捷、简便的团队项目管理体验，Planner 就是你的首选。它会为每个任务提供很多现成的属性，你只需填入相关信息，就可以很快创建团队计划中的各项任务，完全不必亲自去定义每个任务应该包含哪些属性字段。默认提供的看板和日历视图模式完全能够满足大多数人的查看需求。毕竟，Planner 是专为管理团队工作计划而设计的。如果你想要自定义任务的每个属性字段、字段选项、布局方式和视图模式等，Lists 就是你的首选。创建任务列表并跟踪进度仅仅是 Lists 列表可以实现的众多功能之一，它的价值在于能够创建一切具有列表特征的东西，例如库存跟踪、资产管理、事件日程和差旅计划等。在任务管理上，Lists 列表允许你在列表视图或日历视图中查看任务，它甚至提供了一个叫做“工作进度跟踪器”的列表模板来帮助你快速创建一个默认包含常用字段的任务列表。在个人任务层面上推荐使用 Microsoft To Do 或 Tasks in Teams。如果要在 To Do 和 Tasks in Teams 之间进行二选一，可能更倾向于个人在主观上的感觉。Tasks in Teams 本身只是对 To Do 和 Planner 中现有任务的一种合并查看手段而已。你在这二者之间的选择实际上就是在 To Do 和“To Do + Planner”之间的选择。如果你只想心无旁骛地聚焦于自己要完成的任务，就选择 To Do；相反，如果你还想同时关注一下其他队友的工作进度，就选择“To Do + Planner”，也就是 Tasks in Teams。不同的任务管理工具之间如何同步数据在每个层面之间，Microsoft 提供的各款任务管理应用又会存在着纵向的任务数据同步关系。从企业项目层面到团队计划层面首先，当企业承接一个项目时，企业项目经理会在 Project 中将其细分为一些列任务，而在企业项目层面上的任务很可能不是一个人就能够独立完成的，这时，就要将任务下放到某个团队（或部门），并由这个团队来将这个任务细化成为一份 Planner 团队工作计划。为了在 Project 项目中表明某个任务对应于哪个 Planner 团队计划，你可以将 Project 项目中的这个任务链接到对应的 Planner 团队计划。需要注意的是，这二者之间不存在数据同步关系，它只是使用可视化的链接图标来在 Project 任务列表中标明其的一个任务对应于某个 Planner 团队计划。这样，当企业项目层面上的项目经理需要深入到具体的团队计划层面上时，就可以通过单击 Project 任务旁边的 Planner 链接图标来直接跳转到该任务所对应（或指向）的团队计划。从团队计划层面到个人任务层面接下来，当团队在 Planner 中制定了本团队的工作计划并将各项具体任务分配到各位团队成员之后，每位团队成员都可以在 Planner 中查看包括自己在内的所有团队成员的任务分配和执行进度。与此同时，已在 Planner 计划中分配给你的任务也会同步到你的 To Do。为了获得更专注于个人工作的任务管理体验，你还可以在自己的 To Do 应用中仅查看和管理自己已被分配的任务。当然，你已经知道“Tasks in Teams = To Do + Planner”，所以，Planner 和 To Do 中的任务也会同步到 Tasks in Teams，这样，你就可以在 Tasks in Teams 中同时看到你所属团队和你个人的任务列表。最后，关于 Lists 任务列表需要说明的是，它无法与 Planner、To Do 或 Tasks in Teams 之间实现任务数据同步，它更适合于团队或个人的个性化独立项目管理。但是，你可以将 Lists 任务列表作为选项卡添加到 Teams 团队频道，以供团队成员共同查看和跟踪团队计划的执行进度。总结现在，你应该知道了 Microsoft Project、Microsoft Planner、Microsoft Lists、Microsoft To Do 和 Tasks in Teams 的共性和个性特征。相信你在任务管理工具的选择上已经不再困惑了。看完有什么想法快来评论区一起交流吧，原创不易，不要忘记点赞呦！本文由 BTIC Services 原创发布，也可在微信公众号：生产力工坊 查看更多。